Fyysiset tapaamiset tulevat aina olemaan tapaamisista mukavimpia. Tästä huolimatta ne eivät välttämättä ole kaikkein tehokkaimpia, eikä niitä nykytilanteessa edes suositella. Nyt onkin tärkeämpää kuin koskaan luoda kunnon edellytykset digikokouksille. Webinaarit ja verkkokokoukset edistävät terveyttä ja vähentävät ilmastovaikutuksia ja tarjoavat monia muitakin mahdollisuuksia, kunhan varmistetaan tekniikan toimivuus ja hyvä käyttäjäkokemus.
Tässä parhaat vinkkimme onnistuneen digikokouksen järjestämiseen:
- Mitä kokousohjelmaa tulisi käyttää?
Käytä luotettavaa verkkokokous- ja webinaarityökalua. Suosittelemme esimerkiksi Zoomia tai GoToMeetingia. Niiden hallinnointi ja kokouksiin liittyminen on helppoa. - Miten varmistan hyvän äänenlaadun?
Investoi mikrofoniin tai kuulokemikrofoniin ja sulje ovi taustahälyn vaimentamiseksi. Myös hyvästä nettiyhteydestä on apua. - Miten varmistan kokouksen tehokkuuden?
Kaikilla kokouksilla on oltava selkeä rakenne ja konkreettinen tavoite. Esittele aluksi lyhyt asialista ja kokouksen tavoite, niin kaikki pysyvät kärryillä. Voit myös lähettää asialistan etukäteen, jos kokouksen osallistujat ovat tiedossa. - Miten osallistan webinaarin osallistujia?
Jos kaikki puhuvat yhtä aikaa, seurauksena on sekamelska. Osallistujien tulisikin sulkea mikrofoninsa. Kehota osallistujia esittämään kysymyksiä chatissä ja lisää asialistaan kysymys- ja vastausosio. Muista myös seuranta ja lähetä webinaarin jälkeen palautekysely.
